HVA KJENNETEGNER EN GOD KPI?

DEFINISJON AV BEGREPET KPI

En KPI er noe som kan telles og sammenlignes; et tall for grad av måloppnåelse i løpet av en periode.

Her er forklaring til begrepene brukt i definisjonen:
Telles: Noe som kan gis et antall,en prosent eller et beløp. Et prosjekt bør ikke måles fortløpende i antall timer forbrukt,men graden av suksess når det er ferdig.
Sammenlignes: Det er mange tall som kan være interessante,men bare tall som kan måles mot en optimal, akseptabel eller ikke akseptabel verdi,egner seg som KPI verdier.
Måloppnåelse: En KPI er kun nyttig hvis den bidrar til å nå et mål.
Periode: Alt må være bundet til en periode.Samme KPI bør alltid måles for like lange perioder for å gjøre det mulig å se på utvikling over tid.

DEFINÉR MÅLENE

Før man kan bestemme seg for KPI'er må man bestemme seg for målene. Dette er nok like vanskelig og et større prosjekt i forhold til å velge KPI'er. Det som er viktig er at man definerer hva man ønsker å oppnå og hvorfor. Metodene som brukes her er avhengig av om det er en offentlig etat, en ideell organisasjon eller en bedrift som styrer etter bedriftsøkonomiske strategier.

En sjekkliste for målene:

  1. Bygger målet opp under organisasjonens eller bedriftens strategi og visjoner?

  2. Er målet viktig og vil det bidra til å gjøre en forskjell?

  3. Er det ett mål,eller bør det kanskje splittes?

  4. Har man nok kontroll til å påvirke målet?

  5. Kan måloppnåelse måles?

Mål utformes ofte etter huskeregelen om at de skal være SMARTE:

S= Spesifikke (konkrete)
M =Målbare (man skal kunne avgjøre når målet er nådd eller ikke)
A = Ambisiøse (noe å strekke seg etter)
R= Realistiske
T = Tidsbestemte (det skal være angitt når målet skal være nådd)
E= En ansvarlig (kun en person er ansvarlig for måloppnåelse).

Beskriv resultatene

Det er viktig å definere et ønsket resultat for hvert mål. Tenk på mål som ønskede konkrete resultater,noe som kan måles,og bruk gjerne ord som beskriver hvordan vi fysisk oppfatter ting.
Et eksempel: Et mål kan være å implementere en salgsplan. Problemet er at dette er en aktivitet og ikke målbart på annen måte enn antall timer vi bruker for å gjøre det. Timeforbruk er neppe noe som er en del av en bedrifts strategi. Målet må inneholde mer om hvorfor vi ønsker å implementere en salgsplan.

F.eks: "... for å redusere konverteringstiden, fra lead til signert kontrakt".Nå beskriver målet et konkret ønsket resultat. Men vi mangler tidsperspektivet.Vi burde kanskje skrevet " .. for å redusere antall dager det tar å konvertere et lead til signert kontrakt"

Så for å beskrive resultatene må man:

  • Sjekke at målene faktisk er et mål, ikke en aktivitet, et initiativ eller et prosjekt.

  • Passe på at målene bruker et resultatorientert språk

  • Fjerne uklare ting og inkludere konkrete ting.

Hvordan måle?

Nå beveger vi oss over fra selve måldefinisjonen til hvordan målet kan kvantifiseres og hvordan indikatorene skal defineres. Kalkuleringsmetoden må defineres og eierskap til målingen må gis

Eksempler på gode KPI'er

Churnrate:
Hvor ofte avslutter en kunde kundeforholdet,ved å avslutte abonnementet,slutte å handle eller velger en konkurrent? Utregningsmåte kan være"tapte kunder per måned i prosent av antall kunder ved periodens start"

Antall kritiske feil i prosent av totalt antall feil.
Ved programvareutvikling kan dette være en metode for åmåle hvor gode testerutinene dine er

Antall henvendelser besvart innen svarfrist.
Brukes ofte når man har helpdesk eller støttefunksjoner og i offentlig forvaltning

Antall besøkende på en webside som resulterer i et salg.
Konverteringsrate kan være vanskelig å måle,men for de som har muligheten til å gjøre det,er dette en god KPI.

Pass også på:

  • Det må lages rom for at de ansatte skal kunne fokusere på andre viktige aspekter ved jobben enn de som kan måles.

  • At mål og indikatorer som føles absolutte og ufravikelige ofte vil gi en lavere arbeidsmotivasjon og til slutt ende med dårligere prestasjoner.

  • For sterk bruk av KPI'er i en organisasjon kan før til misnøye blant de ansatte.

  • Noen KPI'er kan føre til at fokus blir på enkelte prosesser istedet for helheten.

AUTOMATISERING MULIGGJØR PRESTASJONSTYRING

En undersøkelse gjort av Bernard Marr, gjengitt i boken "Strategic Performance Management" bekrefter styrken til spesialtilpasset programvare for prestasjonsstyring. Den viser at de som bruker programvare, kommunikasjon knyttet direkte til dataene,sentralisering av dataregistrering og automatiske data-uttrekk er mest fornøyde.De som fortsatt bruker regneark er de minst fornøyde.
Nesten halvparten av de bedriftene som var med i undersøkelsen bruker fortsatt regneark for prestasjonsstyring. Trenden viser at de fleste jobber med å gå over til automatiserte løsninger.

Problemene med regneark kan være:

  • Informasjon lagret i frittstående regneark muliggjør ikke samarbeid og kommunikasjon med dataene som utgangspunkt

  • Regneark er ofte spredd på forskjellige PC'er og delte disker

  • Analyse er komplisert fordi det er tidkrevende å samle alle datasett

Fordeler med automatisering:

  • Integrerer data fra forskjellige kilder og holder disse oppdatert automatisk

  • Muliggjør analyse på tvers av strategiske elementer og sammenligning med bransje eller tidligere år

  • Man kan samarbeide og kommunisere der hvor dataene ligger og direkte i konteksten til et mål eller en indikator

  • Data kan registreres i mobil app eller i webbasert system, uavhengig av hvor den som er ansvarlig for KPI'en befinner seg.

  • Styringsinformasjon er tilgjengelig uavhengig av geografisk plassering og er alltid oppdatert.

  • All historikk lagres og er lett tilgjengelig, noe som vil tilføre bedriften eller organisasjonen kunnskap og tilrettelegger for læring og organisatorisk utvikling.

BALANSERT MÅLSTYRING

Balansert Målstyring er en styringsmetode for prestasjonstyring som søker å balansere fokus og dele inn målene i fire perspektiver.:

Finansielle perspektivet - Hvordan ser selskapet ut for aksjeeierne?
Kundeperspektivet - Hvordan ser kundene på selskapet?
Det interne perspektivet - Hvor godt klarer selskapet å håndtere operasjonelle prosesser?
Innovasjon og læring ? Hvordan håndterer selskapet kontinuerlig forbedring og verdiskapning, og hvordan lærer og vokser organisasjonen?

Mer om det finansielle perspektivet
Dette er opptatt av aksjonærenes syn på resultater. Aksjonærer er opptatt av mange aspekter av finansielle resultater, f.eks: Markedsandel, inntektsvekst, resultatgrad,avkastning på investeringen, økonomisk verdiskaping,avkastningen på sysselsatt kapital,drifts-kostnadsstyring,driftsforhold og tapsgrader, fremtidsutsikter, lønnsomhet,vekst,bedre prosesser og kostnadsbesparelser,økt avkastning på eiendeler, resultatvekst,kontantstrøm,netto lønnsomhet ratio,salgsinntekter,vekst i salgsinntekter,kostnadsreduksjon,ROCE, aksjekursen, avkastning på aksjonær midler.

Mer om kundeperspektivet
Hvordan oppfatter kundene firmaet? Her er fokuset på analyse av ulike typer kunder, deres grad av tilfredshet og prosessene som brukes til å levere produkter og tjenester til kundene. Målinger innenfor for kundeperspektivet kan omfatte kundetilfredshet,kundelojalitet, responstider, markedsandel, leveringsdyktighet, antall klager,gjennomsnittlig tid til behandling av bestillinger, returnerte bestillinger, responstid, pålitelighet,oppfattet verdi for pengene

Mer om det interne perspektivet
Dette perspektivet søker å identifisere hvor godt virksomheten presterer. Om produktene og tjenestene som tilbys å møte kundenes forventninger. De kritiske prosesser for å tilfredsstille både kunder og aksjonærer. Aktiviteter der bedriften eller organisasjonen utmerker seg? Og i det som må det utmerke seg i fremtiden? De interne prosessene som selskapet må forbedres hvis det er å oppnå sine mål. Dette perspektivet er opptatt med å vurdere kvaliteten på mennesker og prosesser. Potensielle mål for det interne perspektivet er å forbedre kjernekompetanse, forbedringer i teknologi,effektivisere prosesser, lagerstyring,kvalitet og motiverte medarbeidere.

Følgende KPI'er kan benyttes for å måle suksess i forhold til det interne perspektiv:

  • Effektivisering

  • Reduksjon i enhetskostnader

  • Redusert avfall

  • Forbedringer i moral

  • Økning i kapasitetsutnyttelsen

  • Økt produktivitet

  • Prosentvis feilproduksjon

  • Mengden av resirkulert avfall

Mer om perspektiv på innovasjon og læring
Dette perspektivet er opptatt av spørsmål som: Kan vi fortsette å forbedre og skape verdier? På hvilke områder må organisasjonen forbedre seg? Hvordan kan selskapet fortsette å forbedre seg og skape verdier i framtiden? Hva må gjøres for å få dette til?

Potensielle mål for innovasjon og læringsperspektiv inkluderer:

  • Utvikling av nye produkter

  • Kontinuerlig forbedring

  • Teknologisk lederskap

  • HR utvikling

  • Produkt spredning

De følgende beregninger kan benyttes for å måle suksess i forhold til perspektivet innovasjon og læring:

  • Antall nye produkter

  • Prosentvis salg fra nye produkter

  • Mengden av trening

  • Antall strategiske ferdigheter lært.

  • Verdien av nytt produkt i salg

  • R&D i prosent av salg

  • Antall endringsforslag fra ansatte

  • Omfanget av ansattes selvstendighet