Intervju: Slik fikk Avinor bedre virksomhetsstyring

Carina Charlotte Carlsen hos Visma har intervjuet Avinor om deres erfaring med å benytte Strategy Orchestrator.

Avinor hadde et tungvint og kompleks støttesystem i Excel for oppfølging av strategisk virksomhetsstyring, og var derfor på jakt etter et enklere system for rapportering og oppfølging. De fant en løsning som nå brukes på daglig basis og er tilgjengelig for alle.

Som mange andre virksomheter brukte også Avinor mye ressurser på å følge med på om strategien de hadde satt faktisk ble fulgt. Blant annet kjente de på:

  • Store og tunge Excel-ark hvor det var vanskelig å gjøre endringer

  • Tidkrevende å samle inn underlag til ledermøter og beslutninger

  • Prosessen var avhengig av mange enkeltpersoner og svært sårbar

I 2013/2014 innførte de balansert målstyring for å bedre styringen av virksomheten. De så behovet for et verktøy for denne prosessen, men brukte først noe tid på å sørge for at prosessene var gode. I 2017 lyste de ut en konkurranse for å finne et system for virksomhetsstyring. 

Utgangspunktet de hadde var tradisjonelle Excel ark. 

“Dette var svært tungvint å bruke og vedlikeholde, samt at hele systemet var komplekst. Vi måtte derfor finne et nytt system”, sier Ørjan Slotterøy, leder for strategisk virksomhetsstyring i Avinor. 

Excel filene var lagret lokalt i de forskjellige enhetene i Avinor. Dette skapte ulike “siloer” i organisasjonen og førte til liten eller ingen transparens på tvers av enhetene. Det ble mye klipp og lim, og man ble veldig personavhengig siden kun noen få nøkkelpersoner kunne gjøre oppdateringer. 

Virksomhetsstyring er viktig for å frembringe riktig informasjon til rett person i rett tid, slik at man kan fatte riktige beslutninger. 

På grunn av blant annet brukervennlighet og kort implementeringsperiode var det Visma bWise med programvaren Strategy Orchestrator som gikk av med seieren i konkurransen om å levere et system for virksomhetsstyring for Avinor.

– Brukerne er fornøyde

“Vi har med denne løsningen fått et system som brukerne er veldig fornøyde med. En av de største fordelene er at rapportering er veldig enkelt og tilgjengelig”, sier Kristine Rud, rådgiver for strategisk virksomhetsstyring i Avinor. 

Kristine Rud forteller at brukerne er fornøyde med at systemet er så enkelt å bruke.

Med Strategy Orchestrator har Avinor fått mulighet for automatisk rapportering av KPI’er, som har vært et viktig fokusområde i virksomhetsstyringen. Kommentarer og vurderinger på mål og tiltak gir utfyllende bakgrunn og kontekst til tallene, og alt ligger nå på ett felles sted, i en sentral database med versjonskontroll og tilgangsstyring.  Man slipper usikkerheten som følger Excel-baserte rutiner. 

Transparens har vært i fokus

Informasjon er selve livsblodet i organisasjonen. Får man kanalisert informasjonen riktig, bidrar det både til å ta gode beslutninger og som et middel for å kommunisere og samle seg rundt forretningens strategi. 

Avinor sørger for at konsernets strategiske mål gjenspeiles godt hos enhetene, noe som sikrer at de dras i en felles retning. 

Med alt på ett sted sørget Avinor for full transparens på tvers av organisasjonen. Hele 2274 ansatte har tilgang til systemet og slik er tallene tilgjengelig for alle. 

“Nå kan alle se hverandres mål og tiltak. Dette viser seg å være en nyttig effekt fordi de ansatte blir inspirert av hverandre”, sier Rud. 

Alle avdelingers mål, strategiske tiltak og KPI’er registreres, og status visualiseres ved hjelp av strategikart og målekort.

Startegikartet er noe av det Ørjan Slotterøy liker best med løsningen.

“Strategikartet er noe av det vi liker best med løsningen. Oversiktligheten i strategikartet er viktig fordi man derfra dykke dypere ned i det man ønsker ved å skifte mellom enheter og perioder. Dette underbygger transparensen i organisasjonen”, sier Slotterøy. 

Strategisk virksomhetsstyring er implementert og brukes nå både av konsernledelsen og i divisjoner og konsernstaber.

Videreutvikler visualiseringen

Når man skal implementere nye løsninger går det sjelden helt smertefritt. Avinor forteller at de har blitt hørt av Visma bWise når de har tatt opp ting og at det blir tatt på alvor. 

“Det har vært et veldig bra samarbeid. Visma bWise er enkle å jobbe med og samarbeidet har vært ukomplisert. De leverer en god balanse mellom brukervennlighet, samt tekniske- og pragmatisk løsninger”, sier Rud. 

Nå som systemet er implementert i organisasjonen og fungerer godt, nå fokuserer Avinor på videreutvikling. 

“Løsningen fungerer veldig bra, men det er enda noen ting vi jobber videre på. Vi ønsker oss en enda bedre visualisering. Det fungerer godt på egen arbeidsstasjon, men vi trenger noen tilpasninger så det fungerer bedre i møter”, sier Slotterøy.

Sørget for at historien er trygg

Når Avinor brukte tradisjonelle Excel ark var historikken i systemet vanskelig tilgjengelig. Gjorde man endringer forsvant tidligere notater ut av systemet og man måtte se tilbake i tidligere versjoner av filene for å finne historikken. 

“Med Strategy Orchestrator er historikken trygg. Det var ikke slik med det gamle systemet, men nå vet jeg at det som ligger der er riktig. Ønsker man å få en oversikt over hvordan ting har utviklet seg kan man enkelt gjøre det med det nye systemet”, sier Rud. 

– Nå ønsker vi å utvide

Antall aktive brukere av systemet i Avinor øker jevnlig hver måned. På bakgrunn av enkelheten og tilgjengeligheten er det nå flere som har åpnet øynene for systemet. Slotterøy forteller at avdelingen opplever en etterspørsel i Avinor etter å ta i bruk Strategy Orchestrator til flere formål. 

“Mange strever med oppfølging av tiltak og målt resultater på handlingsplaner. Derfor ser vi nå på muligheten for at Strategy Orchestrator kan tas i bruk i bredere forstand” sier Slotterøy.